رغم ان عمليات الاعتماد التي تقدمه الوضجا تختلف، كلها تتبع نفس الهيكل والتخطيط. والجهات القائمة بالادارة العمليات هي الوضجا وشخص مسؤول في جامعة او مؤسسة التعليمالعالي التي تطلب الاعتماد.
الخطوة الاولي - 1: تقديم الطلب
الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي تتصل مع الوضجا وتعلن عن نيتها ان تقدم الطلب للحصول على الاعتماد منها. في هذه المرحلة يتم تجهيز العقد وتحديد المسؤوليات بوضوح، وكذلك يتم تحديد العمليات التالية والإطار الزمني. لازم أن يتم توقيع العقد من قبل قيادة الجامعة الطالبة بالاعتماد أو مؤسسة التعليمالعالي.
الخطوة الثانية - 2: اختيار المراجعين
الوضجا تحدد وتختار فريق المراجعين بمن فيهم الرئيس وسكرتير. الوضجا تخبر الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد عن المراجعين المحددين. الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي يمكن ان تعلن عن اعتراضها في غضون 10 يوما على المراجعين الفردية على أساس تضارب المصالح.
الخطوة الثالثة - 3: التقييم الذاتي
وتقدم الجامعة او مؤسسة التعليم العالي تقريراَ عن التقييم الذاتي للوضجا. الوضجا توجيه التقرير إلى فريق المراجعة الذي يبدأ بالتجهيزات لزيارة العمل الي الموقع. يمكن لفريق المراجعة ان يخبرعن حاجته لمزيد من التوثيق و يتم ارسال هذا الطلب لمزيد من الوثائق الي الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد و يترك لها الوقت الكافي لتجميع الوثائق.
الخطوة الرابعة - 4: التحضير للزيارة الموقع
أمين فريق المراجعة ينسق كل التفاصيل للزيارة الميدانية مع شخص الاتصال بالجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد. وهذا يشمل جدول أعمال للزيارة الموقع والتعرف على الناس وأصحاب المصلحة لإجراء مقابلات معهم والترتيبات العملية، مثل وجبات الطعام، والنقل، الخ.
الخطوة الخامسة - 5: زيارة الموقع
وتجرى زيارة موقع الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد حوالي 6 أسابيع بعد تقديم تقرير التقييم الذاتي. الزيارة المميدانية عادة تستغرق 2-3 أيام. خلال زيارة الموقع تجري مجموعة من المقابلات و الحادثات مع القيادة والموظفين والطلاب وغيرهم من أصحاب المصلحة. يتضمن زيارة الموقع جولة في المباني والمنشآت كذلك. في نهاية الزيارة الميدانية سيقدم فريق المراجعة النتائج الأولية للجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد.
الخطوة السادسة - 6: صياغة التقرير
أمين فريق المراجعة يقوم بصياغة تقرير إستناداَ على النتائج التي توصلت إليها وثائق وزيارة الموقع ضمن الفترة من 4 أربعة الأسابيع. الرئيس وغيره من أعضاء فريق المراجعة يعطون تعليقاتهم على التقرير.
الخطوة السابعة - 7: الصياغة النهائية للتقرير
يتم إرسال مسودة التقرير إلى الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد فاذا كان لديها اي تعليق بسبب ملاحظات في التقرير فسوف يتم مراجعتها. الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد لديها 10 يوما للتحقق من صحة التقريرفاذا اكتشفت أي أخطاء فأمين فريق المراجعة والرئيس يصححان التقرير ويقديمان التقرير النهائي إلى الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد للوضجا. الجامعة أو مؤسسة التعليمالعالي الطالبة بالاعتماد لديها إمكانية ان لتخبر الوضجا عن رأيها عن المحتويات التقرير وتقدم هذه الملاحظات للوضجا في غضون 14 يوما.
الخطوة الثامنة - 8: القرار والنشر
مجلس الوضجا يقوم بتحليل التقرير التي تلقاه فريق المراجعة وكذلك ردود الفعل علي المحتوىات التي توفرها الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد فيأخذ المجلس قراره بشأن الاعتماد. يجوز للمجلس أن يقرربمنح الاعتماد الكامل او الاعتماد المشروط اوليرفض الاعتماد. القرارعن الاعتماد يتم ارساله العاجل إلى الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد. الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد لديها الحق في الاستئناف القرار في غضون 3 أسابيع لأسباب إجرائية وفي حالات الحكم غير معقول. إذا لم يكن هناك أي استئناف فيصبح القرار نهائيا ويتم نشر هذا التقرير على الموقع الكتروني للوضجا.و يتم تشجيع الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد ان تنشر التقرير على موقعها على الانترنت.
الخطوة التاسعة - 9: متابعة
إذا تم منح الاعتماد الكامل أو الاعتماد المشروط فيتم تحديد إجراءات المتابعة بين الوضجا و الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد. إجراءات المتابعة التفصيلية تتوقف من توصيات واقتراحات من تقرير المراجعة. فإذا تم رفض الاعتماد، الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد لديها الحق في تقديم طلب مرة أخرى بعد 12 شهرا.
صلاحية الاعتماد
يبقي الاعتماد صالحاَ لمدة 5 سنوات. في حالات الاعتماد المشروط فينبغي على مؤسسات الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد معالجة الظروف على النحو المبين في قرار مجلس الوضجا والمحددة في إجراءات المتابعة. إذا لم تعالج الجامعة أو مؤسسة التعليم العالي الطالبة بالاعتماد الظروف بشكل مناسب، يمكن سحب الاعتماد من قبل الوضجا.